Yönetici Temininde Gizlilik Esaslı Arama Nasıl Yürütülür?
Üst düzey bir pozisyonun doldurulması çoğu zaman kurum içinde ve dışında yapılan bir duyuruyla başlar. Pozisyonun açıldığı ilan edilir, aday havuzu genişletilir ve süreç görünür biçimde ilerler. Bazı durumlarda ise arama sürecinin bir süre kamuoyundan, hatta kurumun kendi çalışanlarından uzak tutulması gerekir. Görevdeki bir yöneticinin yerine aday aranması, henüz duyurulmamış bir yapılanma, yeni bir pazara giriş ya da birleşme hazırlığı bu durumların başında gelir. Böyle bir dönemde pozisyonun açık olduğu bilgisi erken yayılırsa ekipte belirsizlik oluşabilir, rakiplerin dikkati çekilebilir ve kurumun stratejik planları beklenenden önce görünür hale gelebilir.
Gizlilik esaslı arama süreçleri bu ihtiyaç için kurgulanır. Sessiz yürütülen bir süreçte amaç, doğru adaya ulaşırken kurumun adını, pozisyonun gerekçesini ve zamanlamasını kontrollü biçimde yönetmektir. Bu yaklaşım, standart bir yönetici temini sürecine göre daha fazla hazırlık, daha özenli bir iletişim dili ve tarafların her aşamada aynı bilgi düzeyinde tutulmasını gerektirir. Gizlilik, sürecin tek bir adımında sağlanan bir koşul olarak düşünülmez. Pozisyon tanımının yazılmasından duyurunun yapıldığı güne kadar her aşamaya yayılan bir çalışma disiplinidir.
E&E Group olarak 1992'den bu yana yürüttüğümüz yönetici temini çalışmalarında gizlilik esaslı arama süreçleri önemli bir yer tutuyor. 250'yi aşkın kurumda gerçekleştirdiğimiz 5.000'den fazla yönetici yerleştirmesi, bu süreçlerin hangi noktalarda hassasiyet taşıdığına dair geniş bir deneyim birikimi oluşturdu. Bu yazıda gizlilik esaslı aramanın hangi durumlarda tercih edildiğini, sürecin nasıl kurgulandığını ve adayla kurulan iletişimin nasıl yönetildiğini ele alıyoruz.
Gizlilik Esaslı Arama Hangi Durumlarda Tercih Edilir?
En sık karşılaşılan durum, görevdeki bir yöneticinin yerine aday aranmasıdır. Kurum, mevcut yöneticinin bir süre sonra ayrılacağını biliyor olabilir ya da yönetim kurulu bir değişiklik planlıyor olabilir. Bu bilgi erken duyulduğunda ekip içinde soru işaretleri oluşur, karar süreçleri yavaşlar ve kilit çalışanlar kendi gelecekleri hakkında farklı arayışlara yönelebilir. Müşteri, tedarikçi ve yatırımcı ilişkilerinde de benzer bir belirsizlik hissedilir. Görevdeki yöneticiyle birlikte planlanan bir geçiş söz konusuysa, zamanlamanın korunması geçişin sağlıklı ilerlemesi açısından ayrıca önem taşır.
İkinci durum, henüz duyurulmamış bir stratejik adımla ilgilidir. Yeni bir iş biriminin kurulması, farklı bir ülkede operasyon açılması ya da yeni bir ürün hattına geçilmesi, çoğu zaman bu adımı yönetecek bir yöneticinin önceden belirlenmesini gerektirir. Pozisyon için açık bir ilan verilmesi, kurumun stratejisini rakiplere istemeden aktarabilir. Böyle bir aramada pozisyonun kapsamı, kurumun planlarını ele vermeyecek bir çerçevede tanımlanır ve süreç dar bir çalışma grubuyla yürütülür.
Aile kurumlarında yaşanan nesil devri ve yönetim kurulu düzeyindeki yeniden yapılanmalar da benzer bir hassasiyet taşır. Aile üyelerinin yönetimden profesyonel yöneticilere bırakacağı roller, kurum içinde farklı beklentiler doğurabilir. Bu nedenle profesyonel bir genel müdür ya da yönetim kurulu üyesi arayışı, kararın aile içinde olgunlaşmasıyla eş zamanlı yürütülür. Aday görüşmeleri ilerlerken aile içindeki mutabakatın da tamamlanması, duyurunun tek bir mesajla yapılmasına imkân tanır.
Birleşme ve satın alma hazırlıkları üçüncü önemli başlıktır. İşlem öncesinde yönetim ekibinin güçlendirilmesi ya da işlem sonrasında devreye girecek yöneticilerin belirlenmesi, gizlilik anlaşmaları ve düzenleyici süreçlerle birlikte ele alınır. Özel sermaye fonlarının yatırım yaptığı kurumlarda da yönetim değişikliklerinin zamanlaması, yatırım planının bir parçası olarak değerlendirilir. Bu tür süreçlerde aday görüşmelerinin işlem takvimiyle uyumlu ilerlemesi beklenir.
Gizlilik ihtiyacı yalnızca kurum tarafından doğmaz. Üst düzey adayların büyük bölümü görevde olan ve kurumlarında sorumluluk taşıyan yöneticilerdir. Bu adaylar, bir görüşmeye açık olduklarının duyulmasını istemez. Mevcut kurumlarındaki konumları, ekipleriyle kurdukları ilişki ve yürüttükleri projeler açısından temasın sessiz kalması önem taşır. Bu nedenle gizlilik esaslı arama, kurumun ve adayın ihtiyacını aynı anda gözeten iki yönlü bir yapı olarak düşünülür.
Bu durumların ortak noktası, bilginin zamanlamasının kurum açısından stratejik değer taşımasıdır. Gizlilik esaslı arama, duyurunun doğru zamanda, doğru kişiler tarafından ve doğru bir dille yapılmasına imkân tanır. Pozisyonun açılmasıyla duyurulması arasındaki süre, kurumun hazırlığını tamamlaması için kullanılır.
Her üst düzey arama gizlilik esaslı yürütülmez. Açık bir süreç, aday havuzunu genişletir ve kurumun işveren kimliğini görünür kılar. Bu nedenle sürecin başında kurumla birlikte birkaç soruyu yanıtlıyoruz. Pozisyonun açık olduğu bilgisi ekipte, müşterilerde ya da yatırımcılarda nasıl bir etki yaratabilir? Duyurunun zamanlaması kurumun başka bir planına bağlı mı? Hedeflenen adaylar görevde olan ve temasın sessiz kalmasını bekleyen yöneticiler mi? Bu soruların yanıtları, aramanın hangi yöntemle yürütüleceğini belirleyen temel girdiyi oluşturur.
Sessiz Yürütülen Süreç Nasıl Kurgulanır?
Sürecin ilk adımı, bilginin kimlerde olacağının belirlenmesidir. Kurum tarafında genellikle yönetim kurulu başkanı, genel müdür ve insan kaynakları direktöründen oluşan dar bir çalışma grubu kurulur. Gruba kimlerin dahil olacağı, hangi kararların bu grupta alınacağı ve grubun dışına hangi bilgilerin hangi aşamada çıkacağı en baştan konuşulur. Grubun küçük tutulması, bilgi akışının izlenebilir kalmasını sağlar. Her yeni kişinin sürece dahil edilmesi, ayrı bir karar olarak ele alınır.
Çalışma grubuyla danışman arasındaki raporlama ritmi de bu aşamada belirlenir. Haftalık ya da iki haftalık değerlendirme toplantıları, sürecin hangi aşamada olduğunu, hangi adaylarla görüşüldüğünü ve bir sonraki adımları ortaya koyar. Bu toplantılar, kurumun sürece dair kararlarını zamanında almasına imkân tanır. Raporlamanın yazılı kısmı sınırlı tutulur, ayrıntılar toplantılarda sözlü olarak paylaşılır. Böylece süreç belgelerinin dolaşımı en aza indirilir ve bilginin dağınık kanallarda birikmesinin önüne geçilir.
İkinci adım, pozisyon tanımının kurumu tanıtmayacak bir dille yazılmasıdır. Tanım, adayın ilgisini çekecek kadar açık, kurumun kimliğini ortaya koymayacak kadar genel tutulur. Sektör, kurumun ölçeği, coğrafi kapsam, raporlama hattı ve sorumluluk alanı bu tanımın temel unsurlarıdır. Pek çok gizlilik esaslı aramada süreç bir proje adıyla yürütülür. Yazışmalarda, belgelerde ve aday görüşmelerinde bu ad kullanılır ve kurumun adı ancak belirli bir aşamadan sonra paylaşılır.
Sürecin başında kurumla birlikte üzerinde mutabakat sağladığımız başlıklar aşağıda yer alıyor:
• Süreçten haberdar olacak kişilerin listesi ve her birinin süreçteki rolü
• Adaylara ilk temasta aktarılacak bilgi düzeyi ve kurum adının hangi aşamada paylaşılacağı
• Görüşmelerin yapılacağı mekân ve zaman düzeni
• Belgelerin paylaşım yöntemi ve erişim yetkileri
• Bilginin beklenmedik biçimde yayılması halinde izlenecek iletişim adımları
Bu başlıkların yazılı hale getirilmesi, sürecin farklı aşamalarında ortaya çıkabilecek soruların önceden yanıtlanmasını sağlar. Bilginin yayılması halinde izlenecek adımların önceden belirlenmesi, beklenmedik bir durumda kurumun hızlı ve tutarlı bir dille hareket etmesine yardımcı olur.
Araştırma aşaması da bu disiplin içinde ilerler. Açık bir ilan verilmediği için aday havuzu, sektör ve fonksiyon bazında yapılan bir pazar analiziyle oluşturulur. Danışman, olası adaylara doğrudan ve kişisel kanallardan ulaşır. İlk temasta pozisyonun kapsamı, kurumun ölçeği ve görevin taşıdığı sorumluluk anlatılır, kurumun adı ise bu aşamada paylaşılmaz. Pozisyon yurt dışında yerleşik adayları da kapsıyorsa, Friisberg & Partners International ağı aracılığıyla farklı pazarlardaki adaylara aynı gizlilik esaslarıyla ulaşılır.
Görüşmelerin düzeni de gizliliğin bir parçasıdır. İlk görüşmeler kurumun ofisinde yapılmaz. Tarafsız bir mekân ya da danışmanlık ofisi tercih edilir, görüşme saatleri adayın mevcut iş takvimini zorlamayacak biçimde planlanır. Aday değerlendirmesinde kullanılan ölçme değerlendirme araçları da aynı çerçevede uygulanır. Sonuç raporları yalnızca çalışma grubuyla paylaşılır ve raporlarda kurumun adı yer almaz.
Danışmanın adaylarla yaptığı her görüşmede aynı anlatıyı kullanması da sürecin güvenilirliğini destekler. Pozisyon farklı adaylara farklı ayrıntılarla anlatıldığında, sektör içinde dolaşan parça bilgiler bir araya gelerek kurumun kimliğini ortaya çıkarabilir. Bu nedenle ilk temasta paylaşılacak bilgiler yazılı bir çerçeveye bağlanır ve tüm görüşmelerde bu çerçeve korunur. Adayların sorularına verilecek yanıtlar da önceden kurumla birlikte belirlenir.
Kurum adının paylaşılması sürecin önemli eşiklerinden biridir. Bu adım, adayın pozisyona ilgisi teyit edildikten, ilk değerlendirme tamamlandıktan ve adaydan gizlilik taahhüdü alındıktan sonra atılır. Böylece kurumun kimliği, yalnızca süreçte ciddi biçimde ilerleyen adaylarla paylaşılmış olur. Nihai aday listesi (short list) oluşturulduğunda kurum yöneticileriyle yapılacak görüşmeler de aynı özenle planlanır.
Gizlilik esaslı bir aramanın takvimi, standart bir sürece göre biraz daha uzun planlanabilir. Doğrudan temasla yürütülen araştırma, adayların uygunluğunun tek tek değerlendirilmesini ve görüşmelerin daha sınırlı zaman aralıklarında yapılmasını gerektirir. Bu süre, kurumun stratejik takvimiyle birlikte ele alındığında bir dezavantaj oluşturmaz. Kurum, duyuruyu yapacağı tarihi bildiği için aramanın her aşamasını bu tarihe göre planlayabilir ve hazırlığını eş zamanlı olarak sürdürebilir.
Adayla Kurulan İletişim Nasıl Yönetilir?
Gizlilik esaslı bir aramada adayla kurulan iletişim, sürecin güvenilirliğini belirleyen unsurların başında gelir. Aday çoğu zaman görevdedir ve mevcut kurumunda yoğun bir takvimle çalışır. Temasın zamanı, kullanılan iletişim kanalı ve mesajların dili bu gerçeklik gözetilerek seçilir. Kurumsal e-posta adresleri yerine kişisel iletişim kanalları tercih edilir, görüşme davetleri adayın uygun olduğu saatlere göre planlanır.
Karşılıklı güven, bu iletişimin temelini oluşturur. Aday, kurumdan pozisyon hakkında yeterli bilgi almayı beklerken kendi adaylığının da gizli kalmasını ister. Danışman, iki tarafın bilgisini de koruyan bir köprü görevi üstlenir. Adayın kişisel bilgileri, mevcut kurumuna dair paylaştığı ayrıntılar ve görüşmelerde konuşulan konular yalnızca süreçle sınırlı kalır. Bu iki yönlü gizlilik, adayların sürece daha açık bir tutumla katılmasını kolaylaştırır.
Adayın sürece dair sorularına zamanında yanıt verilmesi de bu güvenin bir parçasıdır. Sessiz yürütülen süreçlerde aday, pozisyon hakkında başlangıçta sınırlı bilgiye sahiptir. Bu nedenle görüşmeler arasında geçen sürede adayın merak ettiği konular not edilir ve bir sonraki görüşmede açık bir dille ele alınır. Kurum adı henüz paylaşılmamış olsa da görevin kapsamı, beklenen katkı ve karar takvimi konusunda adayın net bir tablo görmesi, sürece olan bağlılığını güçlendirir.
Sürecin ilerleyen aşamalarında adayın kurum yöneticileriyle tanışması, beklentilerin karşılıklı olarak konuşulduğu bir döneme işaret eder. Bu görüşmelerde pozisyonun neden sessiz bir süreçle yürütüldüğü adaya açık bir dille anlatılır. Gerekçenin anlaşılması, adayın kurumun karar alma biçimini ve kurum kültürünü tanımasına da katkı sağlar. Karar aşamasına gelindiğinde teklifin hazırlanması ve sunulması ayrı bir özen ister. Bu aşamayı Yönetici Temini Sürecinde Teklif Görüşmesi Nasıl Yürütülür? başlıklı yazımızda ayrıntılı olarak ele aldık.
Teklifin kabul edilmesinin ardından adayın mevcut kurumundan ayrılış süreci başlar. Bu dönemde adayın kendi kurumuna yapacağı bildirim, ihbar süresi ve yürüttüğü projelerin devri, yeni kurumun duyuru takvimiyle birlikte planlanır. İki takvimin uyumlu ilerlemesi, adayın mevcut kurumuyla ilişkisini sağlıklı biçimde sonlandırmasına ve yeni görevine hazırlıklı başlamasına yardımcı olur. Danışman bu dönemde de iki taraf arasındaki iletişimi sürdürür.
Sessiz yürütülen bir sürecin son adımı duyurudur. Atama kararı kesinleştiğinde duyurunun sırası ve dili çalışma grubuyla birlikte planlanır. Görevdeki yöneticiyle yürütülecek geçiş, ekibin bilgilendirilmesi, yönetim kuruluna ve dış paydaşlara yapılacak açıklamalar belirli bir takvim içinde ele alınır. Duyurunun kurum içinde ve dışında aynı mesajla yapılması, sürecin sessiz geçen döneminin ardından oluşabilecek soruları azaltır.
Süreçte ilerleyip seçilmeyen adaylarla kurulan iletişim de aynı özeni gerektirir. Bu adaylar, kurumun adını öğrenmiş ve görüşmelere zaman ayırmış yöneticilerdir. Sürecin sonucu kendilerine açık bir dille ve zamanında iletilir. Paylaştıkları bilgilerin süreç sonrasında da korunacağı teyit edilir. Bu yaklaşım, hem adayların kuruma dair olumlu bir izlenimle süreçten ayrılmasını sağlar hem de gizliliğin süreç tamamlandıktan sonra da sürmesine katkıda bulunur.
Sürecin tamamlanmasının ardından çalışma grubuyla kısa bir değerlendirme toplantısı yapılır. Bu toplantıda gizliliğin hangi aşamalarda kolayca korunduğu, hangi noktalarda ek önlem gerektiği ve duyurunun nasıl karşılandığı konuşulur. Bu değerlendirme, kurumun ileride yürüteceği benzer süreçler için de değerli bir başlangıç noktası oluşturur. Kurum, kendi yapısına uygun bir gizlilik çerçevesini zaman içinde kurumsal bir uygulamaya dönüştürebilir ve sonraki üst düzey atamalarda hazırlık süresini kısaltabilir. Böylece gizlilik esaslı arama, tek seferlik bir yöntem olmaktan çıkar ve kurumun liderlik geçişlerini yönetme biçiminin bir parçası haline gelir.
Duyurunun ardından yeni yöneticinin göreve uyum süreci başlar. Sessiz bir süreçle seçilen yönetici, ekibiyle ilk kez göreve başladığı gün tanışabilir. Bu nedenle ilk aylarda alınacak destek ayrıca önem kazanır.
Göreve başlangıçtan önce yeni yöneticinin ekibe nasıl tanıtılacağı, ilk hafta hangi kişilerle bir araya geleceği ve devraldığı konulara dair hangi bilgileri alacağı planlanır. Görevden ayrılan yöneticiyle yapılacak devir görüşmeleri de bu planın bir parçasıdır. Sessiz geçen bir arama döneminin ardından gelen bu hazırlık, ekibin yeni yöneticiyi daha kısa sürede tanımasına ve iş birliğinin hızla kurulmasına katkı sağlar. Yeni yöneticinin devraldığı ekibi daha kısa sürede tanıması için yönetim ekibinin bütüncül bir değerlendirmesi de bu dönemde destekleyici bir rol üstlenebilir. Bu yaklaşımı Yönetim Ekibi Bir Bütün Olarak Nasıl Değerlendirilir? yazımızda ele aldık.
Gizlilik esaslı arama, doğru kurgulandığında kurumun stratejik zamanlamasını korurken adayların da güvenle sürece katılmasına imkân tanır. Sürecin her aşamasında bilginin kimde olduğu, ne zaman ve hangi dille paylaşılacağı açık olduğunda, sessiz yürütülen bir arama da standart bir süreç kadar öngörülebilir ilerler.
E&E Group olarak, 1992'den bu yana 250'yi aşkın kurumda yürüttüğümüz yönetici temini çalışmalarının deneyimiyle gizlilik esaslı arama süreçlerini kurumların ihtiyacına ve zamanlamasına göre kurguluyoruz. Üst düzey bir pozisyonu sessiz bir süreçle doldurma ihtiyacınızı birlikte değerlendirmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
