Kariyer Destek Danışmanlığında İlk Görüşmede Neler Ele Alınır?
Bir kurum küçülme ya da yeniden yapılanma kararı aldığında gündemin büyük bölümünü bildirim günü kaplar. Kimlerle görüşüleceği, görüşmeleri kimin yürüteceği, hangi mesajın verileceği ayrıntılı biçimde planlanır. Kurumdan ayrılan çalışan için ise asıl dönem bildirim gününden sonra başlar. Kariyer destek danışmanlığının ilk görüşmesi, bu dönemin nasıl geçeceğini büyük ölçüde belirler.
İlk görüşme, katılımcının danışmanıyla tanıştığı, içinde bulunduğu durumu ilk kez sakin bir ortamda konuştuğu ve programın nasıl ilerleyeceğini öğrendiği görüşmedir. Burada atılan adımlar, sonraki haftalardaki çalışmanın yönünü çizer. Kurumlar açısından da ilk görüşmenin ne zaman ve nasıl yapıldığı, sundukları desteğin karşılık bulup bulmadığının ilk göstergesidir.
Kurumdan ayrılmak, çalışma hayatının en zorlayıcı deneyimlerinden biridir. Kişi gelirini, gündelik düzenini ve çoğu zaman mesleki kimliğinin önemli bir bölümünü aynı anda yitirdiğini hisseder. Uzun yıllar aynı kurumda çalışmış yöneticilerde bu duygu daha da belirgindir. Böyle bir dönemde ilk görüşmeyi bir özgeçmiş çalışması olarak ele almak katılımcının ihtiyacını karşılamaz. İlk görüşme, kişinin durumunu bütün yönleriyle ele alan bir başlangıç olarak kurgulanır.
Bu yazıda kariyer destek danışmanlığında ilk görüşmenin amacını, görüşmede ele alınan başlıkları ve kurumların bu aşamadaki rolünü anlatıyoruz.
Kariyer Destek Danışmanlığında İlk Görüşmenin Amacı
İlk görüşmenin öncelikli amacı, katılımcı ile danışman arasında güvene dayalı bir çalışma ilişkisi kurmaktır. Kurumdan ayrılan bir çalışan, bildirim görüşmesinin ardından çoğu zaman belirsizlik, kaygı ve kimi durumda kırgınlık yaşar. Bu duygular konuşulmadan özgeçmiş ya da görüşme hazırlığına geçmek çalışmanın verimini düşürür. Danışman ilk görüşmede katılımcıyı dinler, yaşananları anlamlandırmasına alan açar ve dikkatini adım adım önündeki döneme yöneltir.
Danışman, katılımcının verdiği tepkilerin olağan olduğunu da paylaşır. Öfke, inkâr, kaygı ya da rahatlama, ayrılık haberini alan kişilerde sıkça görülen ve çoğu zaman birbirini izleyen tepkilerdir. Bu duyguları yaşayan tek kişi olmadığını bilmek, katılımcının kendisine karşı daha anlayışlı olmasını sağlar. Danışman bu aşamada çözüm sunmakta acele etmez. Önce katılımcının anlatmasına alan tanır, ardından dikkatini kendi elinde olan adımlara çeker.
İkinci amaç, programın ne olduğunu ve ne olmadığını açıklığa kavuşturmaktır. Katılımcıların en sık sorduğu soru, danışmanlığın kendilerine iş bulup bulmayacağıdır. Kariyer destek danışmanlığı bir işe yerleştirme hizmeti olarak çalışmaz. Program, katılımcının hedeflediği göreve daha kısa sürede ve daha hazırlıklı biçimde ulaşmasını destekler. Bu ayrımın ilk görüşmede açıkça yapılması, katılımcının beklentisini gerçekçi bir zemine oturtur ve sorumluluğu üstlenmesini kolaylaştırır.
Üçüncü amaç gizlilik çerçevesinin paylaşılmasıdır. Katılımcı, danışmanla konuştuklarının eski kurumuna aktarılıp aktarılmayacağını bilmek ister. Görüşmelerin içeriği danışman ile katılımcı arasında kalır. Kuruma yalnızca programa katılım ve genel ilerleyişe ilişkin bilgi verilir. Bu sınırın en başta çizilmesi, katılımcının açık konuşabilmesinin ön koşuludur.
Zamanlama da amacın bir parçasıdır. İlk görüşmenin bildirimin hemen ardından, mümkünse aynı gün ya da izleyen günlerde yapılması, katılımcının yalnız kalmadan desteğe ulaşmasını sağlar. Aradan geçen her hafta, panikle atılan adımların ve yıpratıcı bir bekleyişin riskini artırır. Kurumun bildirim görüşmesinde programı tanıtması ve danışmanla ilk buluşmayı planlamış olması bu açıdan belirleyicidir.
Katılımcının ailesi ve yakın çevresi de bu dönemden etkilenir. Haberin eşe ve çocuklara nasıl verileceği, ilk görüşmede sıkça gündeme gelen konulardan biridir. Danışman bu konuşmanın açık ve sakin bir biçimde yapılmasının önemini aktarır, nasıl bir yol izlenebileceğini katılımcıyla birlikte ele alır. Aile desteğini arkasında hisseden bir katılımcı, sonraki haftalardaki çalışmaya daha güçlü başlar.
Danışman ile katılımcı arasındaki uyum, ilk görüşmenin verimini doğrudan etkiler. Katılımcının kademesi, sektörü ve hedefleri dikkate alınarak yapılan eşleştirme, konuşmanın ilk dakikalardan itibaren ortak bir dille ilerlemesini sağlar. Üst düzey bir yönetici, yönetim kademesinin koşullarını ve karar süreçlerini bilen bir danışmanla çalıştığında kendini daha kolay ifade eder. Danışmanın uzun yıllara dayanan iş hayatı deneyimi bu güvenin temelidir.
Yöneticilere yönelik programlarda katılımcı, baştan sona aynı danışmanla birebir çalışır. İlk görüşme bu nedenle uzun soluklu bir çalışma ilişkisinin başlangıcıdır. Gruplara yönelik programlarda ise ilk buluşma, kurumun belirlediği bir ortamda küçük gruplar halinde yapılır ve aynı başlıklar grup düzeninde ele alınır.
İlk görüşmenin bir diğer işlevi, katılımcının gündelik düzenini yeniden kurmasına yardımcı olmaktır. Yıllarca belirli bir tempoda çalışmış bir kişi için sabah gidilecek bir yerin kalmaması başlı başına zorlayıcıdır. Yönetici programlarında sunulan ofis imkânı ve düzenli görüşme takvimi, bu boşluğun yapılandırılmasını sağlar. Katılımcı, aynı dönemden geçen diğer yöneticilerle tanışma fırsatı da bulur.
İlk Görüşmede Ele Alınan Başlıklar
İlk görüşmenin içeriği katılımcının kademesine, kurumdan ayrılış koşullarına ve kişisel durumuna göre şekillenir. Bununla birlikte hemen her ilk görüşmede yer alan başlıklar vardır.
• Ayrılığın nasıl gerçekleştiği ve katılımcının bu durumu çevresine nasıl anlatacağı
• Katılımcının mali durumu ve önündeki dönem için zaman çerçevesi
• Kariyer geçmişinin, güçlü yönlerin ve öne çıkan başarıların ilk gözden geçirilmesi
• Yeni bir görev, kendi işini kurma ya da emeklilik sonrası dönem gibi seçeneklerin konuşulması
• Programın bölümleri, görüşme takvimi ve çalışma yöntemi
• İlk haftalarda atılacak ve ertelenecek adımlar
Ayrılığın nasıl anlatılacağı, katılımcıların en çok zorlandığı konuların başında gelir. Aileye, eski iş arkadaşlarına ve ileride görüşeceği kurumlara ne söyleyeceğini bilemeyen kişi, çoğu zaman ya konudan kaçınır ya da gereğinden fazla açıklama yapar. Danışman ilk görüşmede katılımcıyla birlikte kısa, doğru ve geleceğe dönük bir anlatım üzerinde çalışmaya başlar. Bu anlatım, ilerleyen haftalarda görüşmelere hazırlığın da temelini oluşturur.
Kariyer geçmişinin gözden geçirilmesi, katılımcının yıllar içinde biriktirdiği deneyime dışarıdan bakmasını sağlar. Pek çok yönetici başarılarını somut sonuçlarla anlatmaya alışık değildir. Danışman, katılımcının öne çıkan projelerini, üstlendiği sorumlulukları ve elde ettiği sonuçları konuşarak bu çalışmanın ilk adımını atar. Katılımcının hangi işlerden keyif aldığı ve hangi ortamlarda en verimli olduğu da bu konuşmada ortaya çıkmaya başlar. Hedef belirlenirken en çok bu bilgilerden yararlanılır.
Mali durum ve zaman çerçevesi, kararların gerçekçi verilebilmesi için erken aşamada konuşulur. Önünde ne kadar süre bulunduğunu bilen katılımcı, ilk gelen teklifi kabul etme baskısını daha az hisseder. Programın ne kadar süreceği de bu çerçevede ele alınır. Sürenin hangi etkenlere göre şekillendiğini Kariyer Destek Danışmanlığı Programının Süresi Neye Göre Belirlenir? başlıklı yazımızda ayrıntılı olarak anlatmıştık.
Seçeneklerin konuşulması ilk görüşmenin en önemli bölümlerinden biridir. Kurumdan ayrılan her çalışan aynı yöne bakmaz. Kimi benzer bir görevi hedefler, kimi sektör değiştirmeyi düşünür, kimi kendi işini kurmayı ya da danışmanlık yapmayı değerlendirir. Emekliliğe yakın katılımcılar için önlerindeki uzun dönemin nasıl planlanacağı ayrı bir gündemdir. İlk görüşmede bu seçeneklerin hiçbiri için karar verilmez. Amaç, katılımcının önündeki yolların tamamını görmesi ve aceleyle tek bir seçeneğe yönelmemesidir.
Kendi işini kurmayı düşünen katılımcılar için ilk görüşme, bu fikrin sağlıklı biçimde tartılmasının başlangıcıdır. Ayrılığın ardından gelen dönemde girişim fikri cazip görünebilir. Danışman bu seçeneği ne teşvik eder ne de dışlar. Katılımcının iş fikrini, mali kaynaklarını, risk alma eğilimini ve bu kararın ailesi üzerindeki etkisini düşünmesi için gereken soruları gündeme getirir. Karar, programın ilerleyen aşamalarında yapılacak ayrıntılı çalışmanın ardından verilir.
Katılımcıların ilk görüşmede en çok sormak istediği konu özgeçmiştir. Pek çok katılımcı görüşmeye güncellenmiş bir özgeçmişle gelir ve hemen başvurmaya hazır olduğunu düşünür. Danışman bu belgeyi inceler, yeniden yazımını ise programın hazırlık bölümüne bırakır. Kendini değerlendirme çalışması tamamlanmadan hazırlanan bir özgeçmiş katılımcının geçmişini anlatır, hedefini ise yansıtmaz. Hedef netleştiğinde özgeçmişin vurgusu, dili ve öne çıkardığı başarılar da değişir.
Programın yapısı da katılımcıya bu görüşmede aktarılır. Çalışma üç bölümde ilerler. İlk bölümde katılımcı kendini değerlendirir, deneyimini, yetkinliklerini ve tercihlerini gözden geçirir. İkinci bölüm hazırlık aşamasıdır. Özgeçmiş, yönetici programlarında sosyal medya profili ve görüşme hazırlığı bu bölümde ele alınır. Üçüncü bölümde iş arama çalışması planlı biçimde yürütülür. Bu yapıyı ilk görüşmede öğrenen katılımcı, önündeki dönemin belirsiz bir bekleyiş olmadığını, adımları belli bir çalışma olduğunu görür.
İlk haftalarda nelerin erteleneceği, en az nelerin yapılacağı kadar önemlidir. Uygulamada en sık karşılaştığımız durum, katılımcının bildirimin hemen ardından panikle özgeçmişini pek çok yere göndermesi ve tanıdıklarını aramaya başlamasıdır. Hazırlık yapılmadan atılan bu adımlar, değerli bağlantıların erken ve verimsiz biçimde kullanılmasına yol açar. Danışman ilk görüşmede iş aramanın başlı başına bir iş olduğunu ve hazırlık gerektirdiğini anlatır. Katılımcının ilk haftalarda kendini değerlendirmeye zaman ayırması, sonraki adımların isabetini artırır.
İlişki ağı, ilk görüşmede kısaca ele alınan bir diğer başlıktır. Yeni görevlerin önemli bir bölümüne tanıdıklar ve mesleki çevre aracılığıyla ulaşılır. Katılımcının kimlerle, hangi sırayla ve hangi mesajla iletişime geçeceği hazırlık tamamlandıktan sonra planlanır. İlk görüşmede amaç, katılımcının bu çevreyi düşünmeye başlaması ve hazırlıksız aramalardan kaçınmasıdır. Doğru zamanda ve net bir mesajla yapılan tek bir görüşme, aceleyle yapılan onlarca aramadan daha fazla sonuç verir.
Görüşme, bir sonraki buluşmaya kadar yapılacakların belirlenmesiyle tamamlanır. Katılımcı görüşmeden somut bir çalışma planıyla ayrılır. Kariyer geçmişine ilişkin notların hazırlanması ya da başarıların yazıya dökülmesi gibi adımlar, katılımcıya ilk günden bir yön verir.
Kurum Açısından İlk Görüşmenin Önemi
Kariyer destek danışmanlığı kurumun sunduğu bir destektir ve ilk görüşmenin gerçekleşmesi büyük ölçüde kurumun hazırlığına bağlıdır. Bildirim görüşmesini yürüten yöneticinin programı doğru tanıtması, katılımcının desteği nasıl karşılayacağını etkiler. Programın bir iyi niyet göstergesi olarak sunulması ve ilk görüşme tarihinin o gün belirlenmesi katılımı kolaylaştırır.
Kurumun hazırlığı, bildirim görüşmesini yürütecek yöneticileri de kapsar. Görüşmeyi yapan yöneticinin programı tanıması, çalışanın sorularını yanıtlayabilmesi ve danışmanla tanışmayı nasıl önereceğini bilmesi gerekir. Program yalnızca bir belge olarak teslim edildiğinde çalışan çoğu zaman bu desteğin ne anlama geldiğini kavrayamaz. Yöneticinin kısa ve içten bir açıklaması, ilk görüşmenin gerçekleşmesinde belirleyici olur.
Bildirim gününde danışmanın kurumda hazır bulunması, bu geçişi kolaylaştıran uygulamalardan biridir. Görüşmeden çıkan çalışan aynı gün danışmanıyla tanışabilir ve sorularını ilk elden sorabilir. Böylece kurumdan, önünde bir planın bulunduğunu bilerek ayrılır. Zor bir görüşmenin ardından çalışanın desteğe ulaştığını bilmek, yöneticiler için de süreci kolaylaştırır.
Çok sayıda çalışanın aynı dönemde ayrıldığı durumlarda ilk buluşma grup çalışmasıyla yapılır. Kurumun belirlediği bir ortamda, sınırlı sayıda katılımcıyla yürütülen bu çalışmada programın yapısı, kendini değerlendirme, özgeçmiş ve görüşme hazırlığı ile iş arama yöntemleri ele alınır. Katılımcılar benzer durumdaki kişilerle bir arada olmanın desteğini de hisseder. Grup çalışmasının bildirimden kısa süre sonra planlanması, ayrılan bütün çalışanların aynı zamanda ve aynı nitelikte desteğe ulaşmasını sağlar. Sorulara ortak bir zeminde yanıt verilmesi, kurum içinde ve dışında dolaşabilecek yanlış bilgilerin de önüne geçer.
İlk görüşmenin etkisi kurumda kalan ekibe de yansır. Ayrılan arkadaşlarına nasıl davranıldığını izleyen çalışanlar, kurumun yaklaşımı hakkındaki kanaatini bu gözleme göre oluşturur. Ayrılan çalışanın kısa sürede bir danışmanla çalışmaya başladığını görmek, kalan ekipte güvenin korunmasına katkı sağlar. Ayrılan çalışanların bu dönemi nasıl anlattığı, kurumun işveren itibarı açısından da belirleyicidir.
İlk görüşmeye gelmekte tereddüt eden çalışanlar da olur. Kimi kısa sürede kendi imkânlarıyla yeni bir görev bulacağını düşünür, kimi eski kurumunun sunduğu bir desteğe mesafeli yaklaşır. Bu durumda kurumun ve danışmanın ısrarcı olmadan kapıyı açık tutması önemlidir. Programdan yararlanma hakkının belirli bir süre geçerli olduğunun bildirilmesi ve danışmanın birkaç hafta sonra yeniden iletişime geçmesi, başlangıçta mesafeli duran pek çok çalışanın programa katılmasını sağlar.
Kurumlar, programın ilerleyişine ilişkin bilgiyi gizlilik sınırları içinde alır. Katılımın başlayıp başlamadığı ve programın genel seyri kurumla paylaşılır, görüşmelerin içeriği ise katılımcı ile danışman arasında kalır. Bu denge sayesinde kurum sunduğu desteğin karşılığını izleyebilir, katılımcı da güvenle çalışabilir.
İlk görüşmenin zamanında yapılması, kurumun bu desteğe ayırdığı kaynağın karşılığını almasını da sağlar. Programa geç başlayan ya da hiç başlamayan bir çalışan için ayrılan bütçe amacına ulaşmaz. Katılımın erken başlaması, çalışanın yeni görevine daha kısa sürede ulaşmasına ve ayrılık döneminin kurum açısından daha sorunsuz kapanmasına katkı sağlar. Kurumlar bu nedenle ilk görüşmelerin takvimini bildirim planının bir parçası olarak ele alır.
İlk görüşmede kurulan zemin, programın sonraki aşamalarında karşılığını verir. Kendini değerlendirmiş, hedefini netleştirmiş ve hazırlığını tamamlamış bir katılımcı, iş arama döneminde görüşmelere daha güçlü girer ve kendisine sunulan teklifleri daha sağlıklı değerlendirir. Teklif aşamasının kurum tarafında nasıl yürütüldüğünü Yönetici Temini Sürecinde Teklif Görüşmesi Nasıl Yürütülür? başlıklı yazımızda ele alıyoruz.
Yöneticilere ve uzmanlara yönelik programlarımızda ilk görüşmeyi çalışmanın en belirleyici adımı olarak görüyoruz. Programın kapsamına ve işleyişine ilişkin ayrıntılara yöneticiler ve uzmanlar için kariyer destek danışmanlığı sayfamızdan ulaşılabiliyor. Programı düzenli biçimde uygulayan katılımcıların yüzde 80'i altı ay içinde yeni görevine başlıyor, katılımcı memnuniyeti ise yüzde 98 düzeyinde seyrediyor.
Küçülme, değişim ve yeniden yapılanma dönemlerinde kurumların ayrılan çalışanlarına sunduğu destek, ilk görüşmeyle birlikte somut bir karşılığa dönüşür. Bu görüşmenin zamanında yapılması ve doğru kurgulanması hem katılımcının hem de kurumun bu dönemi daha sağlıklı geçirmesini sağlar.
E&E Group olarak, 1992'den bu yana edindiğimiz deneyimle ve 1996'da Türkiye'ye kazandırdığımız kariyer destek danışmanlığı alanında 400 kuruma ve 8.000'i yönetici olmak üzere 50.000 kişiye destek verdik. Küçülme, değişim ve yeniden yapılanma dönemlerinde planlamadan bildirim gününe ve sonrasındaki programa kadar kurumların yanındayız. Kariyer destek danışmanlığı ihtiyaçlarınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz.
