Yeniden Yapılanma Döneminde Hangi Yönetici Eğitimleri Dahil Edilir?

Yeniden yapılanma kararı alındığında kurum içinde ilk hazırlanan belgeler genellikle takvim ve yeni organizasyon şemasıdır. Hangi birimin kadro yapısının değişeceği, hangi pozisyonların birleşeceği, bilgilendirmenin hangi tarihte yapılacağı yazılı hâle gelir. Bu çalışmanın hemen yanında ikinci bir hazırlık başlığı durur: kararı kurum içinde taşıyacak yöneticilerin hazırlığı.

Bu ikinci başlık çoğu kurumda tek bir kademe üzerinden düşünülür. Görüşmeleri yürütecek yöneticiler belirlenir, onlara yönelik bir çalışma planlanır ve hazırlık tamamlanmış sayılır. Yeniden yapılanma dönemlerinde sorumluluk ise tek kademede toplanmaz. Kararın gerekçesini kuran, kararı ileten ve karardan sonra ekiple aynı masada çalışmaya devam eden kademeler birbirinden farklıdır. Her birinin dönem içinde yaptığı iş ayrı olduğu için hazırlık ihtiyacı da ayrışır.

Kapsam bu ayrışmaya göre kurulduğunda dönem içinde iletişim tutarlı kalır. Kapsam tek kademeye daraltıldığında ise bilgi akışı kademeler arasında kırılır. Ayrılan kişiye söylenenle kalan ekibe söylenen arasındaki fark kurum içinde kısa sürede görünür hâle gelir ve yöneticinin eline gerekçesini bilmediği bir mesaj kalır.

Kapsamın nasıl kurulduğu, kurumun büyüklüğünden bağımsız bir karardır. Dört yüz kişilik bir tesiste de on kişilik bir birimde de aynı soru sorulur: bu dönemde kim kiminle konuşacak ve konuşacak kişi neye hazırlanmış olacak? Yanıt yazılı hâle geldiğinde dönemin iletişim planı da büyük ölçüde tamamlanmış olur.

Aşağıda üç konuyu ele alıyoruz: kademelerin dönem içindeki sorumlulukları, eğitim kapsamının hangi ölçütlere göre belirlendiği ve bu çalışmanın dönem kapandıktan sonra kurumda ne bıraktığı.

Kademeler Arasında Sorumluluk Nasıl Dağılır

Üst yönetimin dönem içindeki işi kararın gerekçesini kurmak ve bu gerekçeyi değiştirmeden taşımaktır. Kurumun neden yeniden yapılandığı, kararın hangi ölçütlerle alındığı ve dönemin sonunda nasıl bir yapı hedeflendiği bu kademede tanımlanır. Aynı kademe kurum dışındaki muhataplarla da temas hâlindedir. Müşteri, tedarikçi, çalışan temsilcileri ve kamuya açık iletişim aynı gerekçeye dayanmadığında kurum içindeki her açıklama tartışmaya açılır. Bu kademenin hazırlığı, mesajın kuruluşu ve farklı muhataplar arasında tutarlılığın korunması üzerine kuruludur.

Orta kademe kararı uygular. Takvimi işleten, görüşmeleri yürüten ve karşı tarafta kurumu temsil eden kademe burasıdır. Yönetici kararı kendisi almamıştır, buna karşın kararın kurum içindeki yüzü olur. Görüşmenin akışı, hangi sorulara ne ölçüde yanıt verileceği, kurumun ayrılan kişiye sunduğu desteğin nasıl aktarılacağı bu kademeyle birlikte çalışılır. Yöneticiler performans, ücret ve terfi görüşmelerini yıl içinde birçok kez yapar; bu görüşme onlardan biri değildir ve dayanacakları bir alışkanlık yoktur. Kurumların Yöneticiler için Süreç Yönetimi başlığı altında yürüttüğü çalışma tam olarak bu kademenin ihtiyacını karşılar.

İlk kademe ve saha yöneticileri günlük teması sürdürür. Bildirim gününden sonra aynı ekiple aynı hatta, aynı vardiyada ve aynı toplantı odasında çalışmaya devam ederler. Dönem içinde en çok soru bu kademeye gelir; sorular da resmî toplantılarda değil, üretim hattında, koridorda ve mola saatinde sorulur. Bu kademenin hazırlığı mesajın kuruluşundan çok, soruların yönetilmesi ve kalan ekibin iş düzenini koruması üzerine kuruludur.

Üst yönetimin hazırlığında en çok zaman alan başlık gerekçenin sadeleştirilmesidir. Karar genellikle birden fazla veriye dayanır: kapasite kullanımı, pazar daralması, birleşen fonksiyonlar, yatırım kararları. Bu verilerin tamamı kurum içi iletişimde karşılık bulmaz. Gerekçe tek cümleyle anlatılabilecek hâle geldiğinde her kademe aynı cümleyi kullanır. Sadeleşmemiş bir gerekçe ise her kademede yeniden yorumlanır ve dönem sonunda kurumda birbirinden farklı üç anlatı kalır.

Orta kademenin ikinci ihtiyacı görüşme sonrasına ilişkindir. Yönetici görüşmeyi tamamladıktan sonra aynı gün içinde kalan ekibin karşısına çıkar. İki temas arasındaki süre kısadır ve yeni bir hazırlık yapma imkânı bırakmaz. Çalışmada bu nedenle görüşme kadar görüşme sonrası da provalanır; ekibe ne zaman, hangi kapsamda ve hangi sırayla bilgi verileceği önceden belirlenir.

İlk kademenin hazırlığında somut durumlar öne çıkar. Vardiyanın ortasında sorulan bir soruya verilecek yanıt, ayrılan kişinin işinin nasıl devredileceği, izin ve ücret başlıklarında kimin muhatap olduğu gibi konular bu kademede netleşir. Bu sorular kurumsal iletişim metinleriyle karşılanmaz; yöneticinin o anda verdiği yanıt belirleyici olur.

Üç kademenin ortak noktası kararı birlikte taşımalarıdır. Farkı, karşılarındaki muhatabın değişmesidir. Eğitim kapsamı bu farkı gözeterek kurulduğunda kurum içinde tek bir anlatı kalır.

Yönetici Eğitimleri Kapsamı Hangi Ölçütlere Göre Belirlenir

Üç kademenin yanında dördüncü bir grup da bulunur: hiyerarşide yöneticilik başlığı taşımayan, buna karşın ekiplerin bilgi aldığı ilk kişiler olan roller. Uzun süredir kurumda çalışan teknik uzmanlar, vardiya sorumluları ve idari kadro bu gruba girer. Dönem içinde ekipler bu kişilere danışır. Kapsam belirlenirken bu rollerin de en azından bilgilendirme akışına dahil edilmesi, kurum içinde dolaşan bilginin kaynağını netleştirir.

Kademelerin sayısı kurumun yapısına göre de değişir. Matris düzende çalışan kurumlarda bir çalışanın hem fonksiyonel hem proje bazlı yöneticisi bulunur. Bu durumda görüşmeyi kimin yürüteceği ve diğer yöneticinin hangi aşamada bilgilendirileceği baştan tanımlanır. Tanımlanmadığında aynı kişiye iki kanaldan farklı bilgi ulaşır.

Kademelerin birbirine hangi durumda danışacağı da hazırlığın parçasıdır. Orta kademe yöneticisi kendi yetkisi dışında bir soruyla karşılaştığında kime yöneleceğini, üst yönetimin hangi konularda doğrudan devreye gireceğini ve insan kaynakları ekibinin hangi başlıklarda muhatap olduğunu önceden bilir. Bu akış tanımlı olduğunda yöneticiler kendi yanıtlarını üretmek zorunda kalmaz.

Kapsam, kurumun büyüklüğüne göre değil dönemin yapısına göre belirlenir. Aynı büyüklükteki iki kurumdan biri tek birimde kadro düzenlemesi yaparken diğeri bir üretim tesisini kapatıyor olabilir. İki dönemin yönetici hazırlığı aynı olmaz. Kapsamı belirlerken şu ölçütlere bakıyoruz:

•     Kararın hangi birimleri kapsadığı ve kaç kişiye dokunduğu

•     Görüşmeleri kimin yürüteceği ve her yöneticiye kaç görüşme düştüğü

•     Etkilenen ekiplerin çalışma düzeni: vardiya, saha, ofis veya uzaktan

•     Yöneticilerin daha önce benzer bir görüşme yürütmüş olup olmadığı

•     Eğitim ile bilgilendirme takvimi arasında kalan süre

•     Dönem sonrasında ekiplerin hangi yapıyla çalışmaya devam edeceği

Bu ölçütler netleştiğinde kapsam iki yönde şekillenir. Birincisi kademe sayısıdır: bazı dönemlerde üst yönetim ve orta kademe yeterli olur, tesis ölçeğindeki dönemlerde ilk kademe de çalışmaya dahil edilir. İkincisi her kademeye ayrılan içeriktir. Üst yönetimle mesajın çerçevesi ve muhatap haritası çalışılır. Orta kademeyle görüşmenin kendisi çalışılır; akış, gelecek sorular ve kariyer destek programının nasıl anlatılacağı önceden provalanır. İlk kademeyle dönem içinde karşılaşacağı somut durumlar üzerinden ilerlenir.

Kapsam belirlenirken zaman da bir ölçüttür. Hazırlık, bilgilendirme takvimine sıkıştırıldığında yöneticinin çalışacağı alan kalmaz. Programın bütününde hazırlık aşamasının ayrı bir başlık olarak yürütülmesi bu nedenle önemlidir; uygulamanın tamamını Kariyer Destek Danışmanlığı Türkiye'de Nasıl Uygulanıyor? yazısında aşama aşama aktarıyoruz.

Kademe başına ayrılan süre de aynı ölçütlere bağlıdır. Üst yönetimle yürütülen çalışma genellikle kısadır ve tek oturumda tamamlanır; amaç mesajın ve muhatap haritasının netleşmesidir. Orta kademeyle yapılan çalışma daha uzun sürer, çünkü görüşme akışının prova edilmesi zaman alır. İlk kademe çalışmaları küçük gruplar hâlinde ve saha düzenine göre planlanır; bazı dönemlerde vardiya başlangıçlarına denk getirilen kısa oturumlar tek uzun oturumdan daha işlevli olur.

Kapsam kararında insan kaynakları ekibinin konumu ayrı bir başlıktır. Dönem boyunca soruların önemli bölümü bu ekibe yönelir; ekip aynı zamanda yöneticilerin ilk başvuru noktasıdır. İnsan kaynakları ekibinin çalışmaya yöneticilerle birlikte dahil edilmesi, kurum içinden gelen sorulara verilen yanıtların birbirini doğrulamasını sağlar.

Çalışan temsilcilerinin bulunduğu yapılarda kapsam bir adım daha genişler. Bu yapılarda bilgilendirme sırası ve iletişimin biçimi önceden tanımlanır; yöneticinin hangi başlıkta yetkili olduğu ve hangi başlığı kurum içindeki muhatabına yönlendireceği baştan bellidir. Hazırlığın bu ayrımı içermesi, yöneticinin yetkisi dışında bir konuda söz vermesini önler.

Kapsamın tanımlandığı çalışmada kurumun idari ve yasal çerçevesi de gözden geçirilir. Yöneticinin görüşmede hangi bilgileri aktarabileceği, hangi başlıkların yazılı olarak iletileceği ve hangi belgenin ne zaman paylaşılacağı hazırlığın içinde yer alır. Bu çerçeveyi bilen yönetici görüşmede yetkisinin dışına çıkmaz, katılımcıya da eksik bilgi kalmaz.

Kapsamın yazılı hâle gelmesi son adımdır. Hangi kademenin hangi içerikle çalıştığı, hangi tarihte hazır olacağı ve dönem içinde kimin kime danışacağı tek bir belgede toplanır. Bu belge dönem boyunca kurumun iç referansı olur ve yöneticilerin birbirinden farklı kaynaklara dayanmasını önler.

Kapsamın dışında bırakılan bir kademe dönem içinde kendi cevabını üretir. Bu cevap iyi niyetle verilse de kurumun anlatısıyla örtüşmeyebilir. Kapsam kararı bu yüzden bütçe kalemi olmaktan çok iletişim kararıdır.

Çalışma, Dönem Kapandıktan Sonra Kurumda Kalır

Eğitimin biçimi de kapsam kararıyla birlikte belirlenir. Sınıf ortamında yürütülen oturumlar çerçevenin ortak biçimde kurulmasına, küçük grup çalışmaları görüşmenin provasına, birebir hazırlık ise ilk kez bu ölçekte bir dönem yürüten yöneticilere uygundur. Çoğu dönemde üçü birlikte kullanılır ve sıralama kademeye göre değişir.

Kapsam genişledikçe çalışmaya ayrılan zaman artar. Buna karşılık kapsamın daraltılmasıyla kazanılan zaman dönem içinde soruların yönetimine ve yeniden yapılan bilgilendirmelere harcanır. Kapsam kararını verirken kurumlarla birlikte bu iki tarafı da ortaya koyuyoruz.

Yönetici eğitimleri ve liderlik programları yeniden yapılanma dönemine bağlı olarak planlandığında tek seferlik bir çalışma gibi görünür. Uygulamada ise yöneticinin bu dönemde edindiği yetkinlik dönem kapandıktan sonra da kullanılır. Zor bir mesajı açık biçimde iletmek, karşı tarafın sorusunu bekletmeden karşılamak ve kararın ardından ekiple çalışmaya devam etmek; performans görüşmelerinde, görev değişikliklerinde ve ücret görüşmelerinde de gereken davranışlardır.

Bu nedenle çalışmayı kurumun mevcut liderlik programının içine yerleştiriyoruz. Dönem için hazırlanan içerik, program takviminde kalıcı bir başlığa dönüşür. Yeni göreve gelen yöneticiler aynı çerçeveyi devralır, kurum her dönemde hazırlığa sıfırdan başlamaz.

İkinci kalıcı çıktı kurum hafızasıdır. Dönem içinde kullanılan uygulama kılavuzları, görüşme akışları ve yöneticilere verilen yazılı çerçeve kurumda kalır. Bir sonraki yeniden yapılanma döneminde bu belgeler güncellenir. Programın kurum tarafındaki çıktısının nasıl izlendiğini ise Kariyer Destek Danışmanlığı Programının Sonuçları Kuruma Nasıl Raporlanır? yazısında ayrıntılı olarak ele aldık.

Bazı yöneticiler için grup çalışması tek başına yeterli olmaz. Dönemi ilk kez bu ölçekte yürüten, çok sayıda görüşme üstlenen veya uzun süre birlikte çalıştığı bir ekipten ayrılık bildirimi yapacak yöneticiler birebir hazırlıkla desteklenir. Kurumların yönetici koçluğu başlığı altında yürüttüğü çalışma bu noktada devreye girer ve dönem içindeki hazırlıkla aynı çerçevede ilerler.

Dönemin yöneticiyi de etkilediği çoğu zaman gözden kaçar. Kararı uygulayan kişi, kendi ekibinden ayrılan isimlerle yıllarca birlikte çalışmış olabilir. Hazırlığın bu tarafı ihmal edildiğinde yöneticinin dönem içindeki tutumu ekip tarafından mesafeli olarak okunur. Çalışmada yöneticinin kendi durumuna da yer açıyoruz; dönemi taşıyan kişinin desteklenmesi, kalan ekibin gördüğü tabloyu doğrudan etkiliyor.

Üçüncü çıktı yöneticilerin birbirine aktardığı deneyimdir. Bir dönemi yürüten yöneticiler, izleyen dönemlerde aynı çalışmaya katılan meslektaşlarına kendi deneyimlerini aktarır. Kurum içinde biriken bu aktarım, dışarıdan gelen içeriğin kurumun kendi diline yerleşmesini hızlandırır.

Dönem kapandıktan sonra yapılan kısa bir değerlendirme de çalışmanın parçasıdır. Hangi soruların beklenenden fazla geldiği, hangi başlıkların hazırlıkta eksik kaldığı ve kalan ekiplerin hangi konularda desteğe ihtiyaç duyduğu bu değerlendirmede ortaya konur. Bir sonraki dönemin kapsamı büyük ölçüde bu notlarla belirlenir.

Çalışmanın kalıcı olmasının bir koşulu da kurum içinde sahibinin belli olmasıdır. Programın hangi ekip tarafından güncellendiği, yeni göreve gelen yöneticilerin ne zaman dahil edildiği ve içeriğin hangi aralıkla gözden geçirildiği yazılı hâle geldiğinde çalışma kurumda kalıcı bir başlık olur.

1996'dan bu yana yürüttüğümüz projelerde gördüğümüz tablo şu yönde: hazırlığı kademe kademe kurulan dönemler daha az soru işaretiyle kapanıyor, kalan ekiplerin iş düzeni daha hızlı toparlanıyor ve kurumun dönem boyunca verdiği mesaj tek parça kalıyor.

E&E Group olarak 1992'den bu yana yönetici eğitimleri ve liderlik programlarını kurumların yeniden yapılanma planıyla birlikte kurguluyor, hangi kademelerin hangi içerikle çalışacağını kurumun kendi yapısına göre belirliyoruz. Kurumunuzun dönem hazırlığını birlikte planlamak iletişime geçebilirsiniz.